Entre un marché très ouvert des organismes de formation et une diversité de modalités pédagogiques, bien acheter de la formation relève du défi, car cet achat se situe au carrefour de deux problématiques : l’optimisation budgétaire et le caractère intellectuel de la prestation achetée. Mode d’emploi en 3 étapes.
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Expliciter le besoin : pourquoi, pour quoi, pour qui, pour quand ?
Quel que soit le canal d’expression d’un besoin de formation (top-down ou bottom-up, collectif ou individuel, via l’entretien annuel ou entre deux portes, …) son explicitation peut toujours suivre le même schéma :
1 / Quelles sont les compétences à développer : sur la base de quel diagnostic ou évènement déclencheur ? pour répondre à quelles exigences de travail, actuelles ou futures ? avec quels résultats attendus, notamment en terme d’autonomie, de polyvalence ou de spécialisation, de complexité ou d’expertise ?
2 / Qui sont les salariés concernés : pour quels postes occupés ? avec quelle diversité d’expériences et d’expertises ? pour quelle part de leur activité en lien direct avec l’objectif de développement de compétences ? avec quelles possibilités de suivre la formation en même temps au regard des exigences de continuité opérationnelle ? avec quelle dispersion géographique ?
3 / A quelle échéance la formation doit-elle avoir été suivie : ou plus précisément à quelle échéance attend-on les bénéfices opérationnels du développement des compétences visé ? Autant de questions qui non seulement vont permettre de cibler la juste réponse formation à apporter, mais également de concevoir en amont le dispositif d’évaluation de la formation, particulièrement sur les deux niveaux les plus élevés du modèle de Donald Kirkpatrick : le transfert des acquis en situations de travail et les résultats obtenus.
Faire le design a priori de la réponse formation pertinente
L’explicitation du besoin (au-delà de valider la pertinence de la réponse via la formation) permet généralement de donner les premières orientations au type de formation attendue. Si le choix consiste bien à acheter de la formation, à ce stade l’hypothèse de la formation interne a en toute logique été écartée. Encore qu’il puisse être envisagé de recourir à un organisme de formation pour concevoir l’ingénierie pédagogique d’une formation interne si cette compétence fait défaut ou n’est pas immédiatement disponible en interne. Ce qui suit sera alors en tout ou partie duplicable.
Acheter de la formation, d’accord, mais acheter quoi ?
Derrière le quoi se trouve d’abord un choix de fond entre deux options :
- Acheter une formation sur catalogue, lorsque le besoin de développement de compétences est suffisamment générique pour trouver sa réponse dans un programme de formation standard, a fortiori quand il n’y a qu’un salarié concerné
- Acheter une formation sur mesure, dès lors qu’aucune offre existante ne semble répondre au besoin ou qu’il y a un enjeu à adapter et contextualiser le programme de formation à ses spécificités
Mais derrière le quoi, il y a aussi le choix des modalités :
- D’une part de suivi de la formation : en inter ou en intra-entreprise, en présence ou à distance, en synchrone ou en asynchrone, en continu ou en discontinu, sur ou hors temps de travail
- D’autre part pédagogiques : de la traditionnelle (et clairement obsolète) méthode expositive jusqu’à la pédagogie active, en passant par les approches démonstrative et interrogative, l’option retenue, qui doit partir des objectifs de développement de compétence, aura une incidence sur la durée, le coût et le profil du formateur. A ne pas confondre évidemment avec les arguments marketing à la mode de gamification et de ludo-pédagogie qui partent avant tout d’un postulat déresponsabilisant de déficit d’attention de l’apprenant.
Ce double choix de fond se construit en prenant en compte les contraintes classiques de budget et de disponibilité. Il permet alors d’orienter les recherches dans un champ circonscrit du marché de la formation. Mais même avec ce préfiltre, l’offre reste pléthorique.
Construire sa stratégie d’achat
Choisir un organisme de formation, c’est un peu comme choisir un candidat pour un recrutement, il faut y aller par étapes !
Entre une connaissance basique des principaux acteurs de son marché (organismes généralistes et organismes spécialisés dans son domaine), les recommandations de son écosystème (pairs, OPCO, clients, fournisseurs, partenaires, …) et les outils de recherche en accès plus ou moins libres (moteurs de recherche, plateformes et annuaires, réseaux sociaux, publications d’organisations professionnelles, …), il est assez facile de se constituer une liste d’une quinzaine d’organismes susceptibles de répondre à son besoin.
C’est de ce point de départ que peut se construire sa stratégie d’achat de formation(s), autour de deux approches :
- L’opportunité de flécher un maximum de besoins vers un nombre limité de prestataires pour chercher à négocier les tarifs par effet de volume, au risque de perdre en qualité et en pertinence sur les besoins spécifiques ou de niche
- La logique « best of bread » (« le meilleur de sa catégorie »), développée initialement comme stratégie de choix de logiciels, permettant de chercher des réponses formation plus spécifiques et pointues, avec le risque d’une sous-optimisation budgétaire et administrative
Dans tous les cas, l’évaluation de pertinence de l’offre peut s’articuler autour de 9 critères :
- Les objectifs de formation et les objectifs pédagogiques, qui sont normalement distincts et doivent a minima être formulés autour de verbes d’action ou de descriptifs proches de situations de travail
- Le programme, qui donne une idée générale du parcours pédagogique et permet, sous le contrôle d’un expert du domaine, de valider une certaine exhaustivité des apports théoriques et académiques
- Le coût, qu’il est assez facile de comparer quand on le rapporte en coût horaire ou journalier
- Les modalités pédagogiques (telles que vues précédemment) qui sont à rapporter à la durée et au coût de formation
- Le profil du formateur qui, selon le besoin, gagnera à être plutôt le créateur des concepts et méthodes proposés, un praticien qui se nourrira de sa propre expérience professionnelle ou un formateur de métier, principalement aguerri aux techniques d’animation de formation
- La notoriété, à la fois de l’organisme de formation et du formateur, éléments qui, à la marge, peuvent avoir une incidence à la hausse sur le prix par seul effet d’image et de valorisation de la marque
- La typologie de participants auxquels s’adresse la formation, élément qui en cas de formation collective donne de réelles perspectives d’échanges de pratiques, sous réserves que l’approche pédagogique retenue favorise ce type d’activités
- La disponibilité, en l’occurrence celle du formateur
- Et enfin l’accessibilité, susceptible selon sa configuration d’engager des coûts supplémentaires de déplacement
Le plus simple (ou le plus dur) reste à faire, choisir en connaissance de cause. Qu’il s’agisse d’une simple inscription individuelle à une session interentreprises ou d’un appel d’offres de conception et de déploiement d’un dispositif multimodal de formation sur-mesure, tout part d’un besoin clairement explicité et se termine par une évaluation comparée des offres en présence.
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