Si le recours à un SIRH est devenu incontournable, même pour les PME, face à une offre de marché pléthorique et pleine de promesses, encore faut-il faire le tri dans ses réels besoins.
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SI, outil ou solution ?
Un système d’information (SI) est un ensemble de ressources, de composants, de technologies, de dispositifs et d’acteurs interconnectés permettant de collecter, créer, stocker, traiter et diffuser les données et l’information nécessaires au fonctionnement de l’organisation.
Le retour à la définition académique d’un système d’information permet tout d’abord de sortir de la simplification qui voudrait résumer le SIRH à des outils ou des solutions. S’ils sont évidemment au cœur du sujet, ils n’en sont pas l’exclusivité. En caricaturant, on pourrait considérer qu’un système de dossiers physiques composé de documents papiers constitue en soi un Système d’Information, dès lors que les conditions suivantes sont remplies :
- L’identification des finalités poursuivies par la création et la conservation de ces dossiers et documents, et des informations qu’ils contiennent
- La définition des évènements qui déclenchent la création, la modification, la suppression ou l’archivage d’un document ou d’une information qu’il contient
- L’identification des personnes (au sens de fonctions) autorisées à créer, ajouter, modifier, consulter, supprimer, archiver chaque document, au regard des informations qu’il contient
- L’identification des typologies de source de données (déclaratives, estimées, évaluées, calculées, …) et des critères de leur exploitabilité (exhaustivité, actualité, durabilité, intégrité, authenticité)
- Les règles d’utilisation des données en vue d’une action ou prise de décision, particulièrement la nature et quantité de données nécessaires et suffisantes, par exemple pour comparaison entre situations similaires ou évaluation d’une évolution dans le temps.
Dans la même logique, le simple recours à des logiciels de bureautique et une messagerie constitue de fait un système d’information.
A la terminologie de de système d’information s’est de plus en plus substitué celle de Solution, qui renvoie en fait à celle d’Outil, comme si désormais le seul outillage faisait solution, indépendamment des autres composantes du système qui relèvent d’avantage des processus. Quoi qu’il en soit, les trois vont de pairs et c’est bien l’ensemble qui permet de répondre aux enjeux et besoins identifiés.
Un SIRH pour quoi faire et pour qui ?
Dans sa stratégie de système / outils / solutions RH, on peut distinguer 4 grandes familles de finalités :
1. La digitalisation de processus (recrutement, entretien annuel, gestion des compétences, élections professionnelles, BDESE, portail salarié, …) au bénéfice notamment de la performance opérationnelle et de l’expérience collaborateur
2. La digitalisation d’activités des équipes RH au profit de la réduction / suppression de ressaisie d’une même information, de tâches à faible valeur ajoutée et de la performance de la fonction (incluant notamment la collecte, l’exploitation, la conservation et la restitution des données)
3.La digitalisation transactionnelle de type espace client venant en soutien des prestations d’externalisation ou de sous-traitance (classiquement la santé, l’épargne salariale, …)
4 .La digitalisation de la relation humaine, principalement dans les champs du management, du développement RH ou de la QVCT (par exemple en matière de e-learning, de e-coaching, de pilotage de la performance, de feed-back, d’entretien continu, …)
Le pour quoi faire est donc multidimensionnel, d’autant que ces 4 familles peuvent se décliner sur chacune des expertises Métier des ressources humaines. Prenons deux exemples pour illustrer les typologies de cas d’usage :
En matière de recrutement
En matière de formation
Ces illustrations ne sont pas exhaustives et peuvent évidemment être étoffées, affinées et enrichies. Le principe étant déclinables sur les autres expertises RH :
- Rémunération
- Gestion de carrière
- Développement RH
- Pilotage de l’emploi et des compétences
- Relations sociales
- Santé, sécurité et conditions de travail
- …
Aux quatre familles de finalités, on peut d’ailleurs ajouter deux enjeux transverses qui peuvent être soutenus par un SIRH :
- La conformité règlementaire : du registre unique du personnel à la BDESE, en passant par le DUERP ou encore l’état récapitulatif à 6 ans, nombreux sont les sujets pour lesquels les nécessités de production, de mise à disposition, de communication et de traçabilité sont fortes et constituent un pan entier de gestion des risques
- Le pilotage de la performance, qu’il s’agisse de la performance globale de la politique RH, de la performance des processus RH ou de la performance opérationnelle de la fonction RH, la production, l’analyse, le partage et le suivi d’indicateurs est inhérent à la saine exploitation d’un SIRH
Cette première clarification permet alors le croisement délicat avec le référentiel des utilisateurs intéressés par le SIRH. Pourquoi délicat ? Parce que l’on peut vite se perdre dans la segmentation des profils utilisateurs en découpant par blocs élémentaires de données les droits que l’on souhaite leur attribuer : créer, collecter, consulter, modifier, extraire, archiver, supprimer des données, autant d’opérations élémentaires qui renvoient chacune à la question initiale de la finalité poursuivie.
Par exemple : dans un processus de recrutement, qui renseigne, consulte, modifie, transmet, supprime la décision motivée de refus d’une candidature ? la règle est-elle la même à toutes les étapes du processus : sur cv, après qualification téléphonique, au premier entretien, après l’entretien final, après échec de négociation des conditions d’emploi ?
Ou encore : dans un processus d’attribution d’augmentation individuelle, qui propose, révise, valide, refuse, la demande ? ces étapes doivent-elles être tracées, pourquoi et avec quelles consultations possibles ?
La cartographie des utilisateurs est indissociable de celle des finalités et d’un découpage ni trop fin ni trop larges des processus RH et des regroupements logiques de familles de données.
On peut généralement identifier 8 profils d’utilisateurs :
- Les candidats
- Les salariés
- Les managers opérationnels
- Les dirigeants
- Les professionnels RH
- Les professionnels comptables et de contrôle de gestion
- Les administrateurs IT
- Les représentants du personnel
Plus l’organisation est grande et plus il est tentant de segmenter chacun de ces profils, avec le risque de générer de la complexité à faible valeur ajoutée nécessitant une segmentation plus forte des blocs de données. D’où l’importance d’en revenir aux finalités poursuivies et de clarifier les rôles et responsabilités de chacun.
La donnée au cœur du SIRH
Tout système d’information a pour objectif de traiter des informations, c’est une évidence. L’exploitabilité de cette information repose donc sur la ou les données qui en permettent une représentation conventionnelle et son traitement.
Toute information, et donc toute donnée, a une source. On peut en distinguer 4 :
- La déclaration : qui se fait connaître comme tel (énoncé, communiqué, indiqué, annoncé, révélé)
- L’estimation : dont la valeur est déterminée par un calcul approximatif
- L’évaluation : dont la valeur fait l’objet d’une appréciation, d’un jugement
- La mesure : dont la valeur est déterminée par l’observation directe ou le calcul, au regard d’un étalon de même espèce
Mais la qualification de la source ne suffit pas, encore faut-il pouvoir évaluer le niveau d’exploitabilité, c’est-à-dire de qualité ou de fiabilité de cette donnée. Évaluation qui peut se faire sur 5 critères :
La qualité de la donnée est donc au cœur du système d’information. C’est elle qui en assure l’utilité, la pertinence et l’efficacité.
Et de la donnée à l’indicateur, il n’y a qu’un pas, mais ça … c’est une autre histoire !
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